【中华财税网北京09/27/2004信息】　在电算化方式下，会计分录怎么做计算机 就怎么记，机器不可能先分析后记账。因此，会计分录编制质量的高低会影响报表的 编制。会计分录必须符合会计制度规定和会计处理规范，必须根据科目的属性来编制， 这样才能做到满足编制报表的需要。所以在做一些重要业务的会计分录时，首先要设 置好所涉及科目的属性，然后再根据业务内容编制会计分录。下面就以费用和收入的 业务处理为例来说明科目属性的设置对编制分录和报表的影响。 　　电算化方式下会计分录的编制方式与手工方式编制大部分是相同的，但有部分会 计分录的编制与手工方式存在一定的差异，需要对以前手工编制方式进行一定的修改 才能满足电算化的需要。例如：某部张某退回差旅费１０００元，手工会计分录如下： 　　借：现金　　１０００ 　　　贷：管理费用-差旅费　　１０００ 　　该笔业务，记账人员在记账时就会用红字（但分录金额本身是贷方蓝字）登记到 “管理费用-差旅费”账户的借方，从而造成账证不一致，但不影响会计报表的编制。 而会计电算化方式下仍然这样编制的话，软件在记账时会直接登记到“管理费用-差 旅费”账户的贷方，这样就影响报表从“管理费用”账户的取数，因为报表取数一般 是从期间费用类账户的借方取数，如果等到月底所有损益类科目结平并记账以后，这 时仍然从借方取数的话，很显然就不正确了。如果在手工账和电算化并行期间，手工 账仍然将此笔业务用红字记到“管理费用-差旅费”的借方，而机内账将这笔业务记 到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就会造成“管理费用-差旅费”手工账的借 贷方发生额与机内账不一致。因此，电算化下对此类业务的处理仍然像手工那样的话， 会严重影响会计报表的编制和电算化的运用效率。为了不影响报表的编制，适应电算 化的会计处理的特点，会计人员要改变这类业务的处理方法，就不会出现以上问题， 本文就上面的例子介绍几种普遍处理方法： 　　一、借贷红字法 　　借：管理费用-差旅费　１０００（红字） 　　　贷：现金　　１０００（红字） 　　这种方法将费用类平时发生的贷方发生额用借方红字编写，这与手工方式下登记 费用贷方发生额时用红字登记的方向一致。这样编制虽然满足了报表对费用的取数要 求，但不能反应“现金”账户的真实业务情况，且该种做法的前提是该单位采用的记 账凭证格式是通用记账凭证格式。如果该单位的记账凭证分为收、付、转三类，这笔 业务本身就是收款业务，但这张凭证填写的却是付款业务，这就让人费解。如果该单 位是先做手工凭证，然后再按照电算化要求将手工凭证输入计算机内，手工编制仍然 按照正常方式编制，电算化凭证按照上面第一种方法编制，这样就会造成手工凭证与 机内凭证不一致，因此电算化方式下此类凭证的编制方法仍然有不妥之处。 　　二、借方红字法 　　用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金增加数，处理如下： 　　借：管理费用--差旅费　　１０００（红字） 　　　贷：现金　　１０００ 　　电算化方式下，有的软件为了方便客户的应用要求，可以将软件设置为会计分录 只有借方或贷方，只要分录金额不为零，所有分录金额汇总为零，就可以保存和过账， 但违背了借贷记账法的记账规则，仅有借方或贷方，也违背了财政部文件《会计核算 软件基本功能规范》的第十五条第四款的规定，即违背了在输入记账凭证过程中，会 计核算软件必须提供以下提示功能：“正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方 会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”。 　　这种做法虽然解决了会计报表对费用的取数要求和现金的登记管理要求，但很大 程度上不符合会计处理规范，因此这种做法也有不足之处。 　　三、过渡科目法 　　以上两种处理方法在一定程度上满足了会计报表的编制要求，但会计处理方式上 都有欠妥和不规范之处，为了既满足会计报表的编制要求又符合会计处理规范要求， 下面就用过渡法来处理，过渡科目可以任意设置，但月底必须要结平，具体处理如下： 　　①借：现金　１０００ 　　　　贷：过渡科目　１０００ 　　②借：管理费用-差旅费　１０００（红字） 　　　　贷：过渡科目　１０００（红字） 　　这样处理虽能满足报表的编制和会计处理规范要求，但是如果每月此类业务较多 的话，每笔业务需要分两次做，这就显得非常麻烦。 　　为了便于报表从费用和收入类账户取数，平时发生的业务全部记入一方，这就淹 没了有些业务的真实情况，纯粹是为了编制报表，不能准确的记录原始数据，如果按 照会计制度规定，销售退回时会计处理应将收入和税金记入借方，这样月底或年末就 可以根据借方发生额或借方累计额得出销售退回情况，原始数据可以直接取得。而为 了电算化编制报表的要求，对有些业务进行了不规范处理，将费用类业务全部记入借 方，收入类业务全部记入贷方，这就造成本月费用的发生和冲减，本月销售的实现和 退回全部混合在一起，如果要统计销售的退回和费用的冲减情况，只有查阅机内凭证 或打印出的凭证，如果是统计全年的发生额就更麻烦了。 　　以上的处理方法不是在会计处理规范方面，就是在会计报表编制上出现问题，下 面就介绍一种新的方法来解决这样的问题，即通过设置费用或收入科目的性质来控制 会计分录的编制，从而满足会计报表的编制。 　　目前有些软件在账务处理方面提供了科目的栏目功能，设置栏目的科目只能是明 细科目，栏目的特点和好处是：栏目不记录余额，只记发生额，结转时可以直接从上 级结转，对于需要结转的科目非常方便；平时发生业务时必须要从明细科目走，可以 记入借方或贷方，但不能从总账走，只有月底结转才能从总账相反方向转走。 　　以下科目可以设置为栏目：明细科目不需要核算余额，只考察发生额（包括本月 发生额和本年累计发生额）；下级科目设为栏目的科目可以从总账直接结转，所以对 于那些每月需要结平的科目可设为栏目，如损益类科目。这样会计分录才可以按照规 范来处理，反映业务的真实情况。 　　一般情况下会计科目的性质都是普通科目，即如果该科目下设明细科目，平时发 生业务必须要核算到最明细，否则凭证保存不了，月末需要结平的科目在月底结转时 必须从每个明细科目结转，将每个明细科目结平。对管理费用来说，管理费用下设很 多明细科目，月末结转时必须要将每个明细科目结平，如月末结转时就必须像下面这 样做： 　　借：本年利润 　　　贷：管理费用-工资 　　　　　　　　　-招待费 　　　　　　　　　-差旅费 　　　　　　　　　-办公费 　　由于管理费用、营业费用、主营业务收入等科目下的明细科目较多，即使将其设 为每个月自动结转，在打印时也会很麻烦，每笔分录凭证很多。如果将管理费用下的 明细科目设为借方栏目，所有的问题都可以解决了，如上面的差旅费退回问题电算化 会计分录就可以沿用手工方式。 　　借：现金　１０００ 　　　贷：管理费用-差旅费　１０００ 　　月末结转时，就可以将借贷差额直接从贷方总账转出，分录如下： 　　借：本年利润 　　　贷：管理费用 　　将损益类科目的明细科目设为栏目性质，以上出现的分录编制问题就可以迎刃而 解了，会计报表取数就不必拘泥于借方或贷方，可以按照科目的属性取明细科目的借 贷差额或贷借差额，而且可以根据科目的借贷发生额，直接取得需要的各种数据。由 于月末结转时从借方总账转出借贷差额，所有的明细科目只用来登记借方或贷方发生 额，不记结转额和余额，因此可以根据要求直接从各个明细科目的借方或贷方取数， 这样编制报表就非常方便。实际应用中可以根据管理要求将损益类或多栏账科目设为 栏目，如营业费用或应付福利费，就可以解决诸如上面为了编制报表而出现的分录处 理问题。需要注意的是科目设为栏目时，平时发生的业务必须算到最明细，因为栏目 在登记明细账的同时必然登记总账，但平时业务发生记入总账就不会登记明细账了， 所以只有到月底时才从总账结转，否则就会造成总账和明细账不平衡。因此在平时审 核时就要注意设为栏目科目的会计分录处理是否正确，月底结转前要核对明细发生额 与总账发生额是否一致，只有总账与明细栏目发生额一致才能保证报表取数正确。用 户可以根据软件提供的功能和要求进行设置，如果软件有该项能力，建议使用栏目来 满足会计分录和报表的编制。（ｂｚ２００４０８０６６１２） (4)