【中华财税网北京07/27/2004信息】　第八节　会计档案管理 　　《小企业会计制度》总说明第六条规定：“小企业填制会计凭证、登记会计账簿、 管理会计档案等，应按照《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》的规定执行。” 　　《会计档案管理办法》于１９８４年由财政部和国家档案局颁布实施，１９９８ 年进行了修订。该办法对会计档案的管理进行了非常详尽的规定。 　　《会计法》第二十三条也对会计档案的管理做出了规定：“各企业对会计凭证、 会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管 期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。” 　　根据有关法规的规定，会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计 核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。具体包括：（１）会计 凭证类。原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。（２）会计账簿类。总账， 明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（３）财务报告类。月 度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 （４）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资 料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 　　会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各小企业的重要档案，它是对一个小 企业经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；会 计档案是检查一个小企业是否遵守财经纪律的书面证明，可以揭示在会计资料上弄虚 作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、小企业提供详尽的经济资料，对国 家制定宏观经济政策及小企业制定经济决策具有一定的参考价值。鉴于会计档案的重 要性，本条对会计档案做了专门规定，主要包括两方面内容：一是各小企业应当建立 会计档案，妥善保管。二是对会计档案的保管期限和销毁办法做了授权规定。 　　１．作为义务，规定各企业应当建立会计档案，并妥善保管。 　　第一，各小企业对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立 档案。会计档案是在会计核算活动中形成的，其产生的直接目的和主要原因是作为一 种核算的手段，是为了处理某些会计事项的需要。它不同于一般的文献资料，它是经 会计人员和当时的当事人之手形成的具有很强的原始性。同时，作为会计信息载体的 会计凭证、会计账簿、财务会计报告等不是随意保留下来就可以作为会计档案，而是 必须按照一定的程序集中保管起来，才会形成会计档案。所以各小企业应当建立会计 档案。这就要求各小企业要把建立会计档案的工作做好，要有相关的部门和人员负责 这项工作。财政部和国家档案局于１９９８年修订的《会计档案管理办法》，规定会 计档案工作由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指 导、监督和检查。 　　第二，各小企业应当对会计档案妥善保管。根据《会计档案管理办法》的规定要 求各小企业形成的会计档案，都应当由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷 或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由小企业财务会计部门保管１ 年，期满后，原则上应由财务会计部门遣送清册移交小企业的档案部门保管。财务会 计部门和经办人员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封 包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。为了保证会计档案不受自然因素和 其他因素的损害，或者尽可能减轻这种损害，以延长会计档案的寿命，各小企业有关 部门要加强对会计档案的科学管理，做好保管工作。一方面，在会计档案的保护技术 方面，要采取措施保证会计档案不破损、不霉烂、不被虫蛀；另一方面，要将会计档 案存放有序，查找方便，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，以防止泄密。 根据《会计档案管理办法》的规定，档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应当会同原财务会计部门和经办人员共同拆 封整理，以分清责任。各小企业保存的会计档案向外单位提供利用时，档案原件原则 上不得借出，如借出，不得拆散原卷册，并限期归还。撤销合并小企业 和建设单 位完工后的会计档案应当随同小企业的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办 理交接手续。 　　２．财政部、国家档案局修订的《会计档案管理办法》，对会计档案的保管期限 和销毁办法做了具体规定。 　　第一，会计档案的保管期限。根据会计档案的特点，可以分为永久和定期会计档 案。永久会计档案是指无限期保管的会计档案，如年度财务报告（决算）、会计档案 销毁清册等。定期会计档案是指有保管期限，期满后即可按规定销毁。根据《会计档 案管理办法》的规定，定期会计档案的保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、 ２５年５种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 　　第二，会计档案的销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满 需要销毁时，由小企业档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审 查，编造会计档案销毁清册。各小企业在按规定销毁会计档案时，应当由档案部门和 财务会计部门共同派员监销。各监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对， 销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本小企业领导。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 （４）