１９９７年４月８日　深地税发［１９９７］１４１号 直属各单位、机关各处室： 　　根据《中华人民共和国档案法》、《全国税务机关档案管理办法》、广东省 档案局印发《广东省档案工作者职业道德准则》的有关规定，结合我局的实际情 况，特制定《深圳市地方税务局文件材料归档制度》、《深圳市地方税务局档案 保管制度》、《深圳市地方税务局档案鉴定和销毁制度》、《深圳市地方税务局 档案资料统计与检查制度》、《深圳市地方税务局档案借阅制度》、《深圳市地 方税务局档案员岗位责任制度》、《深圳市地方税务局档案室职责》，自文发之 日起执行，现印发给你们，请认真组织学习，遵照执行。 附件一：深圳市地方税务局文件材料归档制度 　　为了完整系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案， 提高归档文件的质量，更好地为本单位各项工作服务，特制定本制度。 　　（一）文件材料的归档范围 　　１．文件档案的归挡范围，包括本单位在公务活动中形成的公文、电报、薄 册、图表、书信、会议材料等内容。 　　２．专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案， 如：会计档案、声像档案、基建档案、纪检档案等。 　　（二）归档要求 　　１．归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁 止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 　　２．归档的文件材料要完整、系统、准确。 　　３．每类科研成果、基建工程竣工验收、设备开箱必须有档案部门参加。对 其文件材料（含有关图纸等）不完整、不准确、不系统不能进行鉴定和验收。 　　４．归档的文件必须是原件。 　　５．保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。 　　６．案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。 　　７．文件材料的归档必须办理移交手续。 　　（三）归档时间 　　１．文书档案在第二年上半年内归档。 　　２．科研文件材料在科研成果鉴定后一周内归档。 　　３．基建项目在竣工验收后一个月内归档。 　　４．各项管理工作形成的文件材料，在次年上半年内，要将应当归档的文件 材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。 　　（四）归档份数 　　１．各类文件材料一般归档一式一份。 　　２．重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 　　（五）不归档文件材料范围 　　１．重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 　　２．上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅、不办的文 件材料。 　　３．上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 　　４．未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件 的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领 导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 　　５．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 　　６．参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 　　７．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 　　８．下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。 　　（六）单位的档案部门要对本单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作 进行指导、监督和检查。 附件二：深圳市地方税务局档案保管制度 　　档案是社会的宝贵财富；为了保护好本单位的档案材料，维护档案的完整与 安全，使档案更好地为本单位的各项工作服务，特制定本制度。 　　１．接收档案必须认真验收，并办理交接手续。 　　２．存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次 序、自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 　　３．底图除修改、送晒外，不得外借。 　　４．存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编 号顺序排列在胶片柜或防火柜内。 　　５．定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相 符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补，发现档案发霉或虫害，必须及时 采取消毒杀虫措施加以处理。 　　６．档案库房是集中保管档案的基地，须有铁门、铁窗、铁柜等防盗设施。 　　７．档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持 在温度１４～２４℃，相对湿度４５～６０％之间的规定要求。 　　８．档案库房不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。 　　９．档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。 　　１０．库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。 　　１１．应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒、档案 柜内应施放防霉、防虫药剂。 　　１２．档案的接收、移出，外借必须履行登记手续；借出档案须在规定时间 内归还。 附件三：深圳市地方税务局档案鉴定和销毁制度 　　为了保证库藏档案的质量，保护好有价值，特别是有重要价值的档案，结合 本单位的实际情况，特制定本制度。 　　（一）档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的领导、 档案员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。 　　（二）鉴定小组的任务 　　１．负责制定本单位档案保管期限表。 　　２．对到期档案提出存、毁意见。 　　（三）研究保管期限原则 　　１．对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案应 永久保存。 　　２．凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 　　３．凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 　　（四）鉴定工作应该定期进行。 　　（五）档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准 规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修 改、补充。 　　（六）销毁档案的程序包括： 　　１．鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报单位主管领导审 批，销毁清单及报告由档案室保存。 　　２．档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签名。 　　３．销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或单位 造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。 附件四：深圳市地方税务局档案资料统计与检查制度 　　档案资料统计是档案工作的一项重要的基础性工作，是了解和掌握档案资料 的形成、管理、利用情况的重要手段。因此，档案人员应做好工作记录、登记和 统计工作，为各项工作服务，特制定本制度。 　　１．对档案资料的收进、移出情况，每一年统计一次并向领导汇报。 　　２．对档案案卷数量、资料数量、整理、利用、复印、计算机著录、编目、 消毒、修复、声像档案等情况，每次都要登记记录，每年综合统计一次，有关情 况向领导汇报。 　　３．对库房内温湿度情况，每日要有记录，每一年统计一次并向领导汇报。 　　４．对档案管理技术设备：微机、打印机、复印机、温湿度记录仪、装订机、 空调机、去湿机等做好保养维护、使用的登记工作。每二年进行一次综合统计检 查，报本单位领导。 附件五：深圳市地方税务局档案借阅制度 　　为维护档案的完整与安全，服务本单位各项工作，特制订本制度。 　　１．本单位所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 　　２．本单位人员在档案室内查阅档案，须办理登记手续。 　　３．在借阅档案时应做到以下几点： 　　（１）按规定办理登记手续，定期归还。 　　（２）要爱护档案，不得丢失。 　　（３）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改涂写。 　　４．借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 　　５．档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 　　６．借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。 　　７．调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 　　８．外单位人员借阅档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关 手续。 附件六：深圳市地方税务局档案员岗位责任制度 　　１．爱岗敬业，甘于奉献，热情服务 　　２．遵纪守法，廉洁自律，行为端正。 　　３．钻研业务，技能娴熟，精通本行。 　　４．维护历史，保守机密，保障安全。 　　５．制定各项档案管理制度。 　　６．制定单位各项档案工作计划和长远规划。 　　７．及时贯彻执行上级各部门关于档案工作的各项方针政策和业务规范。 　　８．负责本单位文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索 工具。 　　９．负责验收本单位购进设备、工程竣工、科研成果评审等项目的档案材料。 　　１０．加强对档案库房管理，定期对档案资料和设备进行统计检查。 　　１１．做好档案利用工作。 　　１２．对下属单位档案工作进行监督指导。 附件七：深圳市地方税务局档案室职责 　　１．负责组织本单位档案工作的开展。主要包括负责在本单位及所属单位贯 彻实施档案工作的法规和业务规范；制订本单位档案工作规章制度。 　　２．组织和监督本单位各部门文件材料的完整及时归档。 　　３．负责各类型档案的安全保管和日常的业务管理。包括对文件材料的分类、 鉴定、整理、编目等。 　　４．负责档案文件的日常提供利用工作，并为方便利用创造必要条件。 　　５．定期向指定的档案馆移交应当由档案馆长久管理的档案。 　　６．负责对下属机构档案工作的监督和业务指导。