【中华财税网北京09/03/2004信息】　随着ＩＴ技术的发展，会计电算化系统进 一步向深层次延伸，不少会计软件开发公司为了方便财会人员纠正会计电算化核算中 的差错，纷纷在会计核算软件中设置了“取消复核、取消记账、取消结账”功能。何 谓“取消复核、取消记账、取消结账”呢？取消复核就是将已经复核的会计凭证取消 复核标记，以便对其进行修改或增删，根据取消复核的记账凭证数量的多少又分为 “单张取消复核“和“成批取消复核”两种。取消记账就是将已记账的凭证通过记账 的逆向过程，恢复到记账前的状态。取消结账就是将已复核记账并已结转下月的会计 账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态。这些功能的使用确实给财会 工作带来了诸多方便，但也同时给企业内部控制带来了新的问题和挑战。 　　一、“取消复核、取消记账、取消结账”的使用功能 　　在手工会计核算环境中，制证错误可以通过红字冲销法和补充更正法予以更正， 记账错误可以用划线更正法纠正，但结账特别是年度结账后的是不容许会计业务在当 期继续发生。在会计电算化核算环境中，也有可能会产生原始凭证录入错误，记账凭 证编制中科目运用错误，会计账簿设置不合理等情况，同手工核算一样，错误的会计 业务需要更正。在会计电算化中的软件中加入“复核、记账、结账”功能，这些功能 的设置遵循了会计电算化内部控制关于职能分化的要求，同时为了更正会计电算化中 工作差错，减少会计账簿中可能存在的冗余会计信息，保证会计电算化核算的准确性， 提高会计基础工作的质量，会计电算化软件中也相应加入“取消复核、取消记账、取 消结账”功能。 　　（一）会计电算化软件中“取消复核”功能就是在已审核通过但没有登记会计账 簿之前，发现了会计核算工作差错，通过事先设定好的“取消复核”程序取消复核标 记，由原凭证编制者重新编制正确的会计凭证，这与手工记账在处理方法和程序上没 有任何本质的区别。 　　（二）“取消记账”功能就是当月在登记会计账簿以后发现会计差错时，使用此 项功能纠错，但其前提条件应当是会计软件必须提供能反映更正会计事项来龙去脉的 完整痕迹记录，以便今后对更改会计事项的目的和内容进行审核查验，明确责任，防 止弄虚作假行为的发生。记账逆向过程的实现，依赖于进行记账核算处理时保留的记 账线索。取消记账处理时，沿着这些记账线索进行逆向处理，从而使系统返回到记账 前的状态。 　　（三）“取消结账”功能就是在会计月结或是年结后，发现会计核算差错，修改 前几个月甚至前几个会计年度的会计凭证、会计账簿和财务会计报表。有些会计软件 不仅提供在当年各月的“取消结账”功能，而且还可以跨年度“取消结账”，直接将 会计账簿恢复至指定年份、月份各账簿未复核、未登账前的发生额和余额的状态。 　　“取消复核、取消记账、取消结账”这些功能的实现，使得制证、登账、结账和 报表会计业务可以逆向再操作。 　　二、“取消复核、取消记账、取消结账”功能存在的弊端 　　随着“取消复核、取消记账、取消结账”功能的广泛使用，其弊端也日益显现， 归纳起来说主要表现在以下三个方面： 　　（一）与现行会计法规相违背 　　《会计核算软件基本功能规范》第１８条、１９条明确规定：“在已经输入的原 始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核 算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应的记账 凭证是否相符进行校验的功能”，“发现已经输入并已审核通过或者登账的记账凭证 有错误的，可以采用红字冲销法或者补充更正法进行更正，记账凭证输入时可用‘--’ 号或者其他标记表示”。按照规范的要求，已记账的凭证若有错误，只能进行有痕迹 的修改，某一会计期间在进行结账后，就不能再处理本期间的业务。而在企业的实际 应用中，错误是无法避免的，这些错误可能是由于使用者的疏忽或者是失误造成的， 或者是无知造成的，而在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面，大多数的会计软件 没有或很少提供必要的痕迹记录，在这种情况下使用“取消复核、取消记账、取消结 账”功能更正会计工作差错，就违背了上述有关会计差错更正方法的规定。 　　（二）为做假账、提供虚假会计信息及经济违法犯罪提供可乘之机 　　由于“取消复核、取消记账、取消结账”功能的使用，使得会计人员为同一单位 做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举。在手工账工作环境下各人按职能分工编 制凭证、记载账簿和制作报表，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识 别和鉴定。但在电算化工作环境下如果单位缺乏严格周密的内部牵制手续，别有用心 的人就会在会计业务发生时蓄意留下伏笔，经过一段时间后，可以私自篡改部分会计 凭证、报表和账册，这样就使得会计做假、造假和经济违法犯罪变得更加隐蔽，给会 计、审计监督工作和防范经济犯罪增加了技术难度。例如某一年度进行结账审计之后， 本来相关档案是要完全封存归档的，而由于取消记账和取消结账功能的支持，不法分 子就可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地改动该年的会计数据，这无疑使财 务会计系统的安全性大打折扣，给作弊人员提供了可乘之机，增加了审计风险；还会 导致财务报表的不一致，极有可能给企业带来不必要的麻烦，甚至带来不可预料的经 济损失。 　　（三）如果软件功能使用不当，可能会导致本单位整个账务体系混乱 　　目前大多数会计软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的痕迹记录。 有的会计软件根本不提供这类逆向会计操作的痕迹记录，有的也只是在操作日志中记 录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和 来龙去脉如何则无从得知。在使用“取消记账、取消结账”功能时，由于财会人员会 计电算化业务水平以及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度取消结账功能时， 不同年份会计科目的体系可能发生了变化，如果错误操作，很可能产生账务混乱，甚 至可能导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。 　　三、如何进一步完善和正确使用软件功能 　　通过分析不难发现，会计电算化工作中的“取消复核、取消记账、取消结账”功 能并非十全十美，它既给会计人员提供了方便，也给企业内部控制带来了挑战。改进 和正确发挥电算化应用功能迫在眉睫，探究管理科学、功能完善、内控严密、使用方 便的会计电算化系统软件是保证推进会计电算化工作健康发展的需要，是顺应会计电 算化核算与国际接轨的需要，是科学利用会计电算化为经济建设服务的需要。 　　（一）改进软件功能 　　要克服软件上述功能性弊病，改进软件功能的核心是做到有痕迹的修改。国家有 关会计法规对会计差错更正方法的规定，都强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目 的就是要做到有案可稽，有据可查，从制度上防止会计做假造假，不给犯罪分子以可 乘之机。首先，要使记账线索全面保留，同时考虑具体记账次数及记账后的后续处理 业务的不可控等因素，在具体的软件产品设计时，增加系统数据库的容量，如考虑设 计专用的修改数据模块、自动记录逆处理模块等；其次，软件要有自动记录操作日志 系统且不可更改，系统能准确记录何人何时使用过哪些操作功能，更正和补充了何种 会计事项，进行了哪些逆向操作以及授权情况等等，以备后考；再次，剔除“取消结 账”功能，该功能在具体会计实务中无应用价值，月度结账后如出现需调整会计业务， 可在次月更正，年度结账后的会计业务更正也可在制度规定的范围内进行。会计电算 化环境下的“取消结账”功能只会给制假和违法者提供便利。 　　（二）规范使用软件 　　在日常会计核算工作中，无论是手工操作还是会计电算化核算，存在差错是在所 难免的，其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。会计电算化工作可能产生 的差错，归纳起来主要有以下五种类型：一是会计科目运用错误；二是发生额多记或 少记；三是编制记账凭证时借贷方用错；四是有关经济事项没有完整反映；五是会计 摘要或原始凭证附件数量发生录入差错等。至于在手工会计核算中出现的诸如借贷不 平衡、会计账簿登载笔误、跳行、隔页等差错，由于计算机自动记账、结账，已不可 能再出现。在手工会计核算常用的会计差错更正方法中，除“红字划线更正法”不再 适用会计电算化核算外，其他如“红字冲销法”、“补充更正法”依然适用于会计电 算化核算，以上提及的五种类型的差错基本都可通过这两种方法进行更正，这一点在 《会计核算软件基本功能规范》中也有非常明确的规定。通过规范的使用会计软件和 会计差错更正方法以后，将不会影响到会计信息的质量及其使用，会计账簿、会计报 表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。 　　（三）强化制度约束 　　当前，会计工作中普遍存在着会计信息失真和会计造假的问题，已经成为阻碍我 国经济发展的毒瘤。而利用会计电算化“取消复核、取消记账、取消结账”功能做假、 造假正变得越来越普遍，从一定程度上讲，起到了助纣为虐的作用。因此，从加强会 计电算化法规建设、堵塞制度漏洞和提高会计信息质量的角度讲，财政部门必须对会 计核算软件“取消记账、取消结账”功能的设计和使用作出明确的制度约束。对可以 实施的逆向会计操作功能，会计软件必须要提供能够反映经济事项采龙去脉的痕迹记 录功能；明令禁止会计软件提供具有会计舞弊功能性质的跨年度“取消结账”功能； 对会计人员利用“取消记账、取消结账”功能从事做账、造假等违法犯罪活动，要制 定相应的处罚规定。通过严密法规和道德制度建设，促进财会人员遵章守纪，加强规 范的职业道德教育，使会计电算化工作真正达到“诚信为本、操守为重、遵循准则、 不做假账”的要求。（ａｚ２００４０７０８６１２） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 (4)