【中华财税网北京08/22/2001信息】 (一)会计记录错误 经常遇到的差错种类很多，其主要表现在：记帐凭证汇总表不平，总分类帐不平， 各明细分类帐户的余额之和不等于总分类帐有关帐户的余额；银行存款帐户调整后的 余额与银行对帐单不符等。 在实际工作中常见的会计记录错误有以下几种： 1．会计原理、原则运用错误。这种错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科 目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不 符合会计原理、原则、《两则》、《两制》规定的错误。例如，对规定的会计科目不 设，不应设立的却乱设，导致资产、负债、所有者权益不真实；对现行财务制度规定 的开支范围、标准执行不严等。 2．记帐错误。主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记了会计科 目，错记了记帐方向，错用了记帐墨水(蓝黑墨水误用红水，或红水误用蓝黑墨水)， 错记了金额等。 常见会计错误种类详见表5-2。 表5-2 原理原则运用错误 记帐错误 计算错误 会 会 会 会 确 选 运 计 计 计 计 定 择 用 科 科 原 制 计 计 计 目 目 则 度 漏 重 错 量 算 算 设 运 运 执 记 记 记 单 方 公 置 用 用 行 位 法 式 错 错 错 错 错 错 错 误 误 误 误 误 误 误 (二)会计记录错误查找的方法 在日常的会计核算中，发生差错的现象时有发生。如发现错误：一是要确认错误 的金额；二是要确认错在借方还是贷方；三是根据产生差错的具体情况，分析可能产 生差错的原因，采取相应的查找方法，便于缩短查找差错的时间，减少工作量。 查找错误的方法有很多，现将常用的几种方法介绍如下： 1．顺查法(亦称正查法)。顺查法是按照帐务处理的顺序，从原始凭证、帐簿、 编制会计报表全部过程进行查找的一种方法。即首先检查记帐凭证是否正确，然后将 记帐凭证、原始凭证同有关帐簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关帐户的发生 额和余额。这种检查方法，可以发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。这种方法 的优点是查的范围大，不易遗漏；缺点是工作量大，需要的时间比较长。所以在实际 工作中，一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。 2．逆查法(亦称反查法)。这种方法与顺查法相反，是按照帐务处理州顺序，从 会计报表、帐簿、原始凭证的过程进行查找的一种方法。即先检查各有关帐户的余额 是否正确，然后将有关帐簿按照记录的顺序由后向前同有关记帐凭证或原始凭证进行 逐笔核对，最后检查有关记帐凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法相同。 所不同的，是根据实际工作的需要，对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大 而采用的。 3．抽查法。抽查法是对整个帐簿记帐记录抽取其中某部分进行局部检查的一种 方法。当出现差错时，可根据具体情况分段、重点查找。将某一部分帐簿记录同有关 的记帐凭证或原始凭证进行核对。还可以根据差错发生的位数有针对性地查找。如果 差错是角、分，只要查找元以下尾数即可；如果差错是整数的干位、万位，只需查找 千位、万位数即可，其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了。这种方法的优点是范围 小，可以节省时间，减少工作量。 4．偶合法。偶合法是根据帐簿记录差错中经常遇见的规律，推测与差错有关的 记录而进行查找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、错记的查找。 (1)漏记的查找。 ①总帐一方漏记。总帐一方漏记，在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡，出现 差错，在总帐与明细帐核对时，会发现某一总帐所属明细帐的借(或贷)方发生额合计 数大于总帐的借(或贷)方发生额，也出现一个差额，这两个差额正好相等。而且在总 帐与明细帐中有与这个差额相等的发生额，这说明总帐一方的借(或贷)漏记，借(或 贷)方哪一方的数额小，漏记就在哪一方。 ②明细帐一方漏记。明细帐一方漏记，在总帐与明细帐核对时可以发现。总帐已 经试算平衡，但在进行总帐与明细帐核对时，发现某一总帐借(或贷)方发生额大于其 所属各明细帐借(或贷)发生额之和，说明明细帐一方可能漏记，可对该明细帐的有关 凭证进行查对。 ③凭证漏记。如果整张的记帐凭证漏记，则没有明显的错误特征，只有通过顺查 法或逆查法逐笔查找。 (2)重记的查找。 ①总帐一方重记。如果总帐一方重记，在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡， 出现差错；在总帐与明细帐核对时，会发现某一总帐所属明细帐的借(或贷)方发生额 合计数小于该总帐的借(或贷)方发生额，也出现一个差额，这两个差额正好相等，而 且在总帐与明细帐中有与这个差额相等的发生额记录，说明总帐借(或贷)方重记，借 (或贷)方哪一方的数额大，重记就在哪一方。 ②明细帐一方重记。如果明细帐一方重记，在总帐与明细帐核对时可以发现。总 帐已经试算平衡，与明细帐核对时，某一总帐借(或贷)方发生额小于其所属明细帐借 (或贷)方发生额之和，则可能是明细帐一方重记，可对与该明细帐有关的记帐凭证查 对。 ③如果整张的记帐凭证重记帐，则没有明显的错误特征，只能用顺查法或逆查法 逐笔查找。 (3)记反帐的查找。 ①总帐一方记反。记反帐是指在记帐时把发生额的方向弄错，将借方发生额记入 贷方，或者将贷方发生额记入借方。总帐一方记反帐，则在试算平衡时发现借贷双方 发生不平衡，出现差错。这个差错是偶数，能被2整除，所得的商数则在帐簿上有记 录，借(或贷)方哪一方大，就反在哪一方。 ②如果明细帐记反了，而总帐记录正确，则总帐发生额试算是正确的，可用总帐 与明细帐核对的方法查找。 (4)错记帐的查找。在实际工作中，错记帐是指把数字写错，常见的有： ①数字错位。数字错位是指应记的位数不是前移就是后移，即小记大或大记小。 如把千位数变成了百位数(大变小)，或把百位数变成千位数(小变大)。例如，把1600 记成160(大变小)，把2．43记成243(小变大)。 如果是大变小，在试算平衡或者总帐与明细帐核对时，正确数字与错误数字的差 额是一个正数，这个差额除以9后所得的商与帐上错误的数额正好相等。查帐时可以 遵循：差额能够除以9，所得商恰是帐上的数，可能记错了位，错误的性质大变小。 如果是小变大，在试算平衡或者总帐与明细帐核对时，正确数与错误数的差额是 一个负数，这个差额除以9后所得商数再乘以10，得到的绝对数与帐上错误恰好相等。 查帐时应遵循：差额负数除以9，商数乘以10的数帐上有，记帐错误可以查，错误是 由小变大。 ②错记。错记是在登记帐簿过程中的数字误写。对于错记的查找，可根据由于错 记而形成的差数，分别确定查找方法，查找时不仅要查找发生额，同时也要查找余额。 一般情况下，同时错记而形成的差数有以下几种情况： 第一种，邻数颠倒。邻数颠倒是指在登记帐簿时把相邻的两个数字互换了位置。 如43错记34，或把34错记43。 如果前大后小颠倒为后大前小，在试算平衡时，正确数与错误数的差额是一个正 数，这个差额除以9后所得商数中的有效数字正好与相邻颠倒两数的差额相等，并且 不大于9。可以根据这个特征在差值相同的两个邻数范围内查找。 如果前小后大颠倒为前大后小，在试算平衡或者总帐与明细帐核算时，正确数与 错误数的差额是一负数，其他特征同上。在上述情况下，应遵循：差额能除以9，有 效数字不过9，可能记帐数颠倒，根据差值确定查找。 在本例中，应收帐款的总帐科目余额合计数应为881．34，而明细表合计数为944 ．34，两表不等。 查找步骤： 第一，求正误差值：881．34－944．34＝－63。 第二，判断差值可否用9整除，差值63，正好可以为9整除(63／9＝7)。 第三，求差值系数：(－)63／9＝(－)7。 第四，在错误表中查找有无相邻两数相差为7的数字。差值系数为负值时，查前 大后小；反之，查前小后大。经查，该表中第4行81．08－1＝7，前大后小。可以判 断为属于数字倒置的错误，即可能是18．08而误写为81．08。 第五，将第4行按18．08更正，重新加总，其合计数则为881．34与总帐一致。 有关相邻两数、差数及差额的关系列表如表5-3。 表5-3 邻数 正错 相 邻 两 数 差值 差值 1 9 10 21 32 43 54 65 76 87 98 -1 -9 11 12 23 34 45 56 67 78 89 2 18 20 31 42 53 64 75 86 97 2 -18 22 13 24 35 46 57 68 79 3 27 30 41 52 63 74 85 96 -3 -27 33 14 25 36 47 58 69 4 36 40 51 62 73 84 95 4 -36 44 15 26 37 48 59 5 45 50 61 72 83 94 5 -45 55 16 27 38 49 6 54 60 71 82 93 -6 -54 66 17 28 39 7 63 70 81 92 -7 63 77 18 29 8 72 80 91 -8 -72 88 19 9 81 90 -9 -81 99 设：有错误的应收帐款明细表如表5-4。 表5-4 序号 户名 金额(万元) 1 甲 623．45 2 乙 1031．68 3 丙 451．89 4 丁 81．18 5 戊 90．24 合计 944．34 第二种，隔位数字倒置。如：425记成524，701记成107等等，这种倒置所产生的 差数的有效数字是三位以上，而且中间数字必然是9，差数以9除之所得的商数必须是 两位相同的数，如22，33，34……。商数中的1个数又正好是两个隔位倒置数字之差。 如802误记208元，差数是594，以9除之则商数为66，两个倒置数8与2的差也是6。于 是可采用就近邻位数字倒置差错的查我方法去查找帐簿记录中百位和个位两数之差为 6的数字，即600与O06、701与107、802与208、903与309四组数，便可查到隔位数字 倒置差错。 采用上述方法时，要注意：一是正确选择作为对比标准的基数；二是保证对比指 标口径的可比性；三是同时分析相对数和绝对数的变化，并计算其对总量的影响。 会计人员在日常填制会计凭证和登记帐簿过程中，可能出现一些差错，切忌生搬 硬套，要从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来 并用，通过反复核实，一定会得出正确的结果。 (三)会计记录错误的更正方法 填制会计凭证或登记帐簿发生的差错，一经查找出就应立即更正。由于差错性质 不同，发现的时间有先有后，所以采用的更正方法也有所不同。现将通常更正错误的 几种主要方法介绍如下： 1．划线更正法。在填制凭证、登记帐簿过程中，如发现文字或数字记错时，可 采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线，然后在划线上方填写 正确的记录。在划线时，如果是文字错误，可只划销错误部分；如果是数字上错误， 应将全部数字划销，不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨 认。更正后，经办人应在划线的一端盖章，以示负责。 2．红字更正法。在记帐以后，如果在当年内发现记帐凭证所记的科目或金额有 错时，可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法，即先用红字填制一张与原错 误完全相同的记帐凭证，据以用红字登记入帐，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字 填制一张正确的记帐凭证，注明"订正×年×月×号凭证"，据以登记入帐，这样就把 原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映帐簿中的发生额和科目对应关 系。例如，长期借款利息支出5000元，在固定资产已办理竣工决算以后发生的，应记 入当期损益，而误记为工程成本，并已登记入帐。其订正方法如下： ①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记帐凭证，其分录如下： 借：在建工程(或固定资产) 5000 贷：长期借款 5000 ②用蓝字填制一张正确记帐凭证，其分录如下： 借：财务费用 5000 贷：长期借款 5000 根据上列两张记帐凭证分别记入有关科目并无错误，但所填的金额大于应填的金 额时，也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记帐凭证，据以登记 入帐，以冲销多记部分。在帐簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。例 如，采用商业汇票结算方式，收到购货方开出并承兑的商业汇票10000元，作为销售 实现。在填制记帐凭证时，将金额10000元，多记了90000元，并已入帐。其误记分录 为： 借：应收票据 100000 贷：商品销售收入 100000 为了更正有关帐户多记的90000元，就应用红字金额填制一张记帐凭证。其分录 如下： 借：应收票据 90000 贷：商品销售收入 90000 根据此记帐凭证登记入帐后，使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的 错误记录都得到了更正。 3．补充登记法。在记帐以后，发现记帐凭证填写的金额小于实际金额时，可采 用补充登记法进行更正。更正时，可将少记数额填制一张记帐凭证补充登记入帐，并 在摘要栏注明"补充×年×月×日×号凭证少记金额"。例如，通过开户银行收到某购 货单位偿还的前欠货款6500元，在填制记帐凭证时，将金额误记为5600元，少记了 900元，并已登记入帐。更正时，应将少记的900元用蓝字填制一张记帐凭证，并登记 入帐。其补充更正分录是： 借：银行存款 900 贷：应收帐款 900 根据此记帐凭证登记入帐后，使“银行存款”和“应收帐款”两科目的原来错误 都得到了更正。 红字更正法和补充登记法都是用来更正因记帐错误而产生的记帐差错。如果记帐 凭证无错，只是登记入帐时发生误记，这种非因记帐凭证误记的差错，无论何时发现 (在实际工作中，由于定期核对帐目，不可能经过很长时间才被发现)都不能用这两种 方法更正，而应用划线法进行更正。因为记帐必须以凭证为根据，一张记帐凭证不仅 是登记明细帐的根据，也是汇总登记总帐的根据。在同一记帐根据的基础上，不一定 两种帐同时都记错，假如总帐未记错，只是某一明细科目记错了数字，如果为订正这 一明细科目差错，而采用了红字更正法或补充登记法，势必影响总帐发生变动，即将 原来的正确数订正为错误数。所以，非因记帐凭证误记的差错只能用划线更正法进行 更正。 以上只是对当年内发现填写记帐凭证或登记帐簿错误而采用的方法，如果发现以 前年度记帐凭证中有错误(指科目和金额)并导致帐簿登记错误的，应当用蓝字填制一 张更正的记帐凭证。 错帐的查找是一项非常复杂和细致的工作，往往为了查找一笔差错需要花费很长 的时间，有时甚至影响结帐，延误决算时间。因此，在日常工作中必须以高度的责任 感，尽可能地减少差错。这就要求广大财会人员熟练地掌握有关财务、会计制度，不 断提高业务技术水平和技能，记一笔复核一笔，减少和防止差错的发生，提高核算水 平。 (3)