国税发［１９９８］２２７号 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局，扬州培训中心，长春 税务学院： 根据《国家税务总局工作规则》等有关规定，结合近年来各级税务机关公文处理 工作和办公自动化逐步实施的实际情况，总局对《全国税务机关公文处理办法》作了 修改，现将《全国税务机关公文处理办法（修订稿）》印发给你们，自１９９９年１ 月１日起施行。１９９４年１２月２３日印发的《全国税务机关公文处理办法》同时 废止。 附件：全国税务机关公文处理办法（修订稿） 第一章 总 则 第一条 为使全国各级税务机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高 公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理 办法》和《国家税务总局工作规则》，制定本办法。 第二条 税务机关的公文（包括电报，下同）是税务机关在税务管理过程中所形 成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布 税务规章，施行税务行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况， 交流经验的重要工具。 第三条 各级税务机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负 责指导下级机关的公文处理工作。 第四条 各级税务机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责 公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，经过业务学习和培训，具备有关 专业知识。各级税务机关应重视公文处理工作，为公文处理创造必要的条件，充分调 动文秘人员的工作积极性。 第五条 各级税务机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真 负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断改善办公手段，逐步实 现办公自动化，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。 第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、 传递、印制、用印、立卷、归档和销毁。 第七条 各级税务机关的公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。 第八条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定， 确保国家秘密安全。 第二章　公文主要种类 第九条 税务机关的公文种类主要包括： （一）命令（令） 适用于依照有关法律、行政法规规定发布税务规章；宣布施行重大强制性行政措 施；奖励有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 （三）指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 （四）公告、通告 “公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章； 颁发本机关规范性文件；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的 事项；任免和聘用干部。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询 问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求 批准等。 （十一）会议纪要 适用于记载和传达会议情况及议定事项。 第三章　公文格式 第十条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印 发时间等部分组成。 （一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。 （二）秘密公文应当在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保 密年限，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。 （三）紧急文件应当在首页右上角分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当 分别标明“特急”、“加急”、“平急”。 （四）发文字号，包括机关代字、年份（应用公元全称）、序号。联合行文，只 标明主办机关发文字号。 （五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名；联合上报的公文，应当注明联 合单位签发人的姓名。 （六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关、 发文事由和文种。上报的公文，标题中不标发文机关。标题中除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点符号。 （七）转发上级机关的文件，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以 上级机关文件的发文字号代替。 （八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附 件应当与正文装订在一起，并在附件首页标明顺序号。如果不能合订，应当在附件首 页分别标明公文的发文字号和附件的顺序号。如附件不需订印或者不发，应当注明。 （九）印发规章等文件或转发文件时，正文标题中已经标明所印发或转发文件标 题的，文末不再将所印发或转发的文件列为附件。 （十）公文除会议纪要和翻印的文件外，必须加盖印章。联合上报与下发的公文， 联合发文机关都要加盖印章。 （十一）成文时间，以领导人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关领导 人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。 （十二）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题 词。 （十三）抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；机关之间一般按 照党、政府、人大、政协、法院、检察院，人民团体、民主党派等次序排列。 （十四）印发机关和印发时间分别标在文件末页下端左、右两侧，在印发时间之 下可以标明文件印数。 （十五）文字从左至右横写、横徘。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族 自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。 第十一条 公文用纸一般为１６开型（长２６０毫米、宽１８４毫米），左侧装 订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章　行文规则 第十二条 各级税务机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范 围内行文。 第十三条 各级税务局的办公厅（室）根据局领导授权可以代本级税务局行文。 各级税务局的业务部门因工作需要，可以在自己的职权范围内向下级机关的业务部门 和其他机关的有关部门发函。 第十四条 各级税务机关在自己的职权范围内可以与同级政府各部门相互行文， 可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据有关规定向下一级政府行文。须 经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由税务机关行文，文中可以注明经政府同 意。 第十五条 向上级机关行文不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同 时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行 文可以抄送其他同级机关。转发上级机关文件，如无补充内容，可不抄送上级机关。 第十六条 同级之间、机关内部各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自 向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。 第十七条 各级税务机关可以与同级政府、政府各同级部门、行使行政职能的事 业单位和人民团体联合行文。 联合行文应当确有必要。 第十八条 各级税务机关一般不得越级行文。因特殊情况（如重大灾害、重大案 件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时， 应当抄进被越过的上级机关。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的 机关。 第十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机 关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示” 不得直接送领导者个人。 第二十条 "报告"与"请示"应当严格分开"报告"中不得夹带请示事项。 第二十一条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关， 由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另 一上级机关。 第二十二条 经批准在报刊上全文发布的税务法规和规章，应当视为正式公文依 照执行，各级税务机关可以不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。 领导讲话，均不以公文形式下发。 对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。 第二十三条 各级税务机关除答复人大代表的建议、意见和政协委员的提案外， 一般不对个人行文。 第五章　公文办理 第二十四条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、 分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、 审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 第二十五条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示， 或者交有关部门办理。紧急公文，文秘部门应立即分送有关部门办理，并按照上级规 定或者有关方面要求的时限，提出具体的办理时限。 第二十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范 围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。对于内容涉 及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关 方面说明原因。 第二十七条 凡涉及其他部门或地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者 地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。 第二十八条 对上级机关文件中布置的重要工作和领导人的指示、批示、交办事 项，以及送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做 到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。 对需要查办落实的事项，有规定时限的按规定完成；未规定时限的，一般应在３０天 内办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告 原因和办理进展情况。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。对逾期未 办的公文，要查明情况，及时处理，防止延误和漏办。 第二十九条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。 （二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号， 发文字号在文件的标题后用圆括号注明。日期应当写明年、月、日。 （四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１.”， 第四层为“（１）”。 （五）必须使用国家法定计量单位。 （六）用词用字准确、规范。文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。 （七）公文如有附件，应在底稿的文头纸附件栏内注明附件的全称和顺序号。在 附件的首页“附件”字样应标在左上角，并加序号。 第三十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、 缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 第三十一条 公文由本机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，必须由正职或 者由正职委托的副职领导人签发。经授权，有的公文可以由办公厅（室）主任签发。 拟稿人不能签发自己起草的文稿。 第三十二条 审批公文，最后签发人应当明确签署意见写明发或不发，并写上姓 名和审批时间。其他审签人圈阅后签名并署明签名时间，应当视为同意。 第三十三条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。草拟公文应 当使用规定的公文稿纸或者使用计算机专用纸打印。不得在文稿装订线外书写。不整 洁的文稿应当誉清后再送领导人签发。 第三十四条 各级税务机关的办公厅（室）必须做好公文的审核把关工作。公文 由拟稿人所属部门主管领导审稿签名后，送办公厅（室）审核。需要机关内部单位会 签的文件，会签后送办公厅（室）审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国 家的法律、法规和方针、政策及有关规定；是否与有关部门、地区协商、会签；附件 和原始资料是否齐全，文字表述、文种使用、行文关系、公文格式等是否符合本办法 的有关规定。 第三十五条 公文经办公厅（室）审核后，送领导人签发。未经办公厅（室）审 核的公文，领导人一律不予签发。 领导人签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。 需要外单位会签的公文，应先经本单位领导人审签。外单位来会签的公文，有关 部门应在本单位领导会签后，将会签文稿复印一份备查。公文运转已实现办公自动化 的，领导人除在电子文件上签发外，必须在打印出的纸质稿头的签发栏内亲笔签发。 第三十六条 上报的公文，如不符合本办法第十八条、第十九条、第二十七条和 第二十九条第一项的规定，上级机关的文秘部门可以退回呈报单位。 第三十七条 上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机 关负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时、应当注明翻印的机关、时 间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。在 明码电报和公文中，不得直接引用密码电报的文号、日期和内容，不得将密码电报做 为普通公文的附件。在具体操作过程中，必须严格按照国家保密法的有关规定办理。 第三十八条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真 机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 第三十九条 各级税务机关的办公厅（室）负责明码电报和密码电报的收发与管 理。 电报需经机关领导人签发后方可发出。 第四十条 各级税务机关的印章由办公厅（室）统一管理使用，职能部门的印章， 由职能部门自行保管。机关的印章必须由机关领导人或授权办公厅（室）主任签字后 方可使用。用印时，应当墨迹清晰、骑年压月。 第六章 公文立卷、归档和销毁 第四十一条 公文办完后，应当根据国家档案法和有关规定，及时将公文定稿、 正本和有关材料交本部门文秘人员整理立卷。电报随同文件一起立卷。 第四十二条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷； 要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。 第四十三条 已实现办公自动化取消纸质文件的单位，应将机关领导人亲笔签发 并加盖本单位印章的纸质文件作为定稿归档；正式发文加盖本单位印章后归档。 公文处理和档案管理同时实现自动化的，电子文件直接归入档案数据库；档案管 理未实现自动化的，应当先建立文件数据库接受应归档的电子文件，待实现档案管理 自动化后，再转入档案数据库。 第四十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。 第四十五条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，规定 正式文件妥善保管。 第四十六条 重要会议形成的文件，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应 当由会议组织人员负责交本机关文秘部门立卷。 第四十七条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人 不得保存应当归档的公文。 第四十八条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定 期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。销毁文 件的组织和监销工作，由各级税务机关的办公厅（室）负责。 第七章　附则 第四十九条 税务法规、规章方面的公文，依照有关行政法规处理。各业务部门 的专业文书、执法文书按有关规定处理。外事方面的公文处理办法，依照外交部的有 关规定办理。 第五十条 本办法由国家税务总局办公厅负责解释。 第五十一条 本办法自１９９９年１月１日起施行，其他有关税务机关公文处理 的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。 (6)