【中华财税网北京08/23/2001信息】 有了合适的计算机硬件、软件环境和相应 的会计软件后，接下来的工作就是如何利用计算机及其相应的软件来完成本单位的会 计核算工作。 一、人员配备与岗位培训 　　《规范》中指出：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。”“开展 会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作 岗位相结合。” 会计电算化是一项技术性很强的工作，要想用好会计软件必须根据会计电算化的 特点设置好相应的岗位，必须事先做好会计电算化培训。为此，《会计电算化工作规 范》中提出：实行会计电算化的单位要“建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工 作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。 会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。 基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工 作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本要求与《规范》的相 关规定一致。 电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位， 实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作的 要求，划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算 化会计可设立如下岗位： 第一，电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和 计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任， 采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。 第二，软件操作。负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会 计帐簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计 电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗 位的工作。 第三，审核记帐。负责对输入计算机的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)进行审 核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内帐簿，对打印输 出的帐簿、报表进行确认。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知 识培训的水平，可由主管会计兼任。 第四，电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。 此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计 算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人 员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。 第五，电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行 舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平， 此岗可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立 此岗位。 第六，数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计 知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会 计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。 第七，会计档案资料保管员。负责存档数据软件盘、程序软盘，输出的帐表、凭 证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。 第八，软件开发。由本单位人员进行会计软件开发的，还可设立软件开发岗位， 主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。 基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各 岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据 本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。 各种岗位的电算人员上岗之前必须经过适当的培训，培训形式有三种： 第一，财政部组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职 会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。初级培训主要学习电子计 算机的硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理一般方法，以及通用会计核算软件 的使用方法。中级培训、高级培训目前还没有展开，主要培训软硬件维护人员和数据 分析利用人员。 第二，软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软 件公司一般对软件使用进行培训。因为这种培训目的是为了让操作人员在单位能独立 使用会计软件，所以根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训内 容侧重于会计软件的操作使用。会计软件公司希望会计人员通过培训，能够独立进行 会计软件的操作，胜任会计电算化岗位的工作，相应地减少商品化会计软件公司售后 服务量。 第三，单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。有条件的 大型企业常常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存在的关 键问题，解决实施过程中比较复杂和多部门之间协作等问题。这种培训可以弥补前两 种培训的不足之外，有针对性地结合电算化岗位职责进行。 二、基础工作要求及前期准备 　　利用会计软件进行会计核算有两大特点：一是程序性强，不能有半点马虎，这就 要求单位原有会计基础工作比较好，如果手工核算程序不规范，手工会计数据达不到 《规范》要求，应先整顿原有核算程序和方法。二是核算的深度、广度将比手工有较 大提高，这就要求对原有手工核算方法和基本数据进行调整和细化，以期在电算化后 核算得更广、更细。根据上述特点，在准备使用计算机进行会计核算前应主要做好四 个方面的基础工作。 (一)建立会计科目体系并确定编码 会计科目体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计科目体系为基础 建立的。建立会计科目体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计 科目时应符合财政部和有关管理部门的规定，满足本单位会计核算与管理的要求，满 足会计报表的要求，凡是报表所用数据，如需要从帐务处理系统中取数据的，必须设 立相应科目；要保持相对稳定，要考虑与子系统的衔接。 (二)规范各类帐、证、表格式和内容 手工方式下，会计人员按规定设置总帐、明细帐、日记帐，按会计制度要求，填 制记帐凭证，登记明细帐、日记帐、总帐。在电算化方式下，这种帐务处理过程仍旧 保持，但部分会计资料格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下处理，达到 真实、准确、安全的要求。在电算化前，要全面考虑各类会计资料的规范化格式，分 清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计帐、证、表格式更适于电算化工作 特点。例如：记帐凭证的类别，可以采用一种记帐凭证或收、付、转三种凭证的形式； 也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进 一步细化，以方便记帐凭证的输入和保存。记帐凭证的格式要按会计软件要求进行统 一规定，凭证格式是否适用最终影响系统的使用效果。凭证的主要信息有：日期、凭 证类型、凭证号、摘要、会计科目代码、借贷方金额等。常常还要增加一些特殊需要 的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号等。在规范格式时，应当符合 《规范》第三章的有关规定。 (三)规范有关会计核算方法和过程 1．要根据计算机特点对原有会计核算方法进行审查和调整。对于不符合《规范》 要求的，要改正过来；对于核算过粗的方法要进行改进。例如，手工条件下固定资产 核算通常采用分类折旧率，在采用计算机后可改为个别折旧率；在手工条件下成本核 算中的辅助生产费用分配一般采用顺序分配法或计划成本分配法等，在计算机条件下 可改为代数分配法。 2．会计核算过程中涉及各种凭证、帐簿、报表的生成、传递和处理。由谁编制 凭证，谁输入凭证，谁复核凭证，谁记帐，谁保管，谁汇总，谁编制报表，谁确认最 终帐表的正确性，何时完成上述各项工作，等等，都必须作出合理的规定和安排。 (四)整理手工会计业务数据 1．重新核对各类凭证和帐簿，做到帐证、帐帐、帐实相符。由于会计记录经过 多人重复转抄，可能存在一定误差，在将基础数据移至计算机之前，需对会计数据按 会计软件的要求进行整理和分类。据有关规定，会计业务处理要按照会计科目的统驭 关系，凭证与各级明细帐、总分类帐之间，总分类帐与下级明细分类帐、相关辅助明 细帐之间，各类明细分类帐、总分类帐与实物库记录之间，应完全相符，金额、数量 应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为， 常出现帐证、帐帐、帐实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理的错误。 因此，需要作相应调整和改进。 2．整理各帐户余额。如果是在年初开始使用软件，只需整理各帐户期初余额； 如果是在年中某月建帐，需整理年初余额和以前各个月各帐户发生额。如果适应电算 化核算较旧的特点，对科目进行了分解和调整，还需将余额在新科目中进行分解和调 整。 3．清理往来帐户和银行帐户。手工方式下，各单位对往来帐户的管理方法有所 不同。有些将往来单位、个人作为往来帐户的明细科目，而有些将其作为辅助帐，进 行单独核算和管理。由于会计软件所提供的对往来帐户管理方式不同，在将往来帐移 至计算机内之前，必须预先确定往来帐的管理方式。基于我国目前的状况，往来帐存 在大量呆帐、坏帐，所以应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。 同样道理，银行帐一般均有未达帐项，在采用计算机处理前，应及时核对银行帐，对 于未及时核销的未达帐项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对帐时初始金额 的正确性。 三、会计软件的初始化 　　会计软件初始化是确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用 单位的业务性质，对会计软件进行具体限定以及输入基础数据等一系列操作准备工作， 用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处 理方式转换成会计电算化方式。例如：帐务处理初始化的主要过程包括系统总体参数 设置(设置核算单位、启用日期、编码规则等)，设置凭证类别，设置会计科目，输入 期初余额，设置自动转帐分录，以及其他初始设置。工资核算初始化的主要过程包括 设置部门编码，设置职工类型，设置工资项目，设置运算关系。成本核算初始化的主 要过程包括设置产品目录代码，输入期初在产品成本，输入定额资料。报表处理初始 化的主要过程包括报表注册，设置报表格式，设置计算工式和审核公式等。 四、会计软件的日常运行与维护 　　(一)人机并行 计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理 的过程，这是试运行阶段。此阶段的主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是 否充分满足本单位要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题 是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。 在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过 进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验，能够考查会计软件数据处理的正确性， 能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，进行电算内部管理 制度的建立。应该说，这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工 系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行，是以后一定阶段会计电算化系统 持续正常运行的前提。 试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能取得 全面的人机比较数据，预先估计可能出现的问题。一但出现问题，要及时采取措施， 进行防错纠错。 在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。各会计 单位只有假设计算机在处理实际帐务，才会充分考虑可能发生的问题，提高操作熟练 程度。 计算机与手工并行工作期间，可以采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制 的记帐凭证，原始凭证应附于相关记帐凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成 册，作为会计档案保存，并据以登记手工帐簿。如果计算机与手工核算结果不一致， 要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。 并行一个阶段后，要开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不 断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，应在申请替代手工记帐前都能按 规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记帐后会计人员的岗位职责也应有明 确的要求和岗位考核。 (二)日常运行 1．输入凭证是电算化软件的原始数据，是各种凭证单据，在帐务处理软件中是 记帐凭证，在材料核算软件中是各种出库、入库单据，在销售核算软件中是发票、产 品出库单，等等。只有将这些凭证单据输入到计算机后，才能由计算机进行处理。因 此，凭证输入成了电算化后新增的工作，而且是需要花大量时间才能完成的工作。 凭证输入前，应先经过检查和预处理，不合法、不正确、不合理、不真实、内容 不完整的凭证不能输入。可以根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码、 编号等内容，进行预处理，以方便凭证输入。 凭证输入计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的 错误。复核人员和输入人员不允许同为一个人。直接使用原始凭证在计算机上编制记 帐凭证，用计算机打印的记帐凭证代替手工记帐凭证的单位，应保证打印出的记帐凭 证内容齐全、签章齐备。凭证可以集中由一人输入，也可以各个岗位编制的凭证由本 岗位输入。 2．凭证复核是输入的凭证必须由另一人复核后才能用于记帐，计算机复核的内 容包括合法性、合理性、正确性、完整性和真实性。计算机内凭证的复核可以采用屏 幕查看复核、打印输出复核、重复输入复核三种方法。对于已复核后又发现有错的凭 证可允许修改，但修改后必须再次复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录， 以明确责任。 3．记帐、计算成本等各种计算机处理是自动由计算机完成的，只要将原始数据 正确输入计算机，计算机就能按事先设计的程序完成各种帐簿的登记和各种计算工作， 节省大量人力。 4．输出帐簿是采用计算机核算后，所有帐簿平时均保留在计算机内，日记帐必 须每日打印，明细帐和总帐可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可满页后 再打印，但不能不打印。打印时，有关表格线可省打。打印后的帐簿应连续编号，应 由专人检查后再作为正式帐页进行装订，以符合《规范》要求。 5．编制会计报表是根据帐簿编制的，也是由计算机自动完成的，通常每月月末 进行。我国的通用会计软件通常都提供通用报表生成器或专门的报表功能模块，帮助 用户编制各种对内、对外会计报表。编制会计报表工作是日常核算中较为复杂的工作， 应由会计和计算机水平较高的会计人员完成。应保证报表中的会计数据与帐簿一致。 应对报表数据进行审核并签章后再报送有关单位。 (三)日常维护 与手工核算不同，由于电算化核算采用了许多先进设备和技术，对其日常维护就 成了会计核算中一项重要工作。日常维护包括硬件维护与软件维护两部分。维护一般 由电算维护员负责，软件操作员等其他人员不得进行维护，电算主管可进行维护监督 工作。 五、利用现有数据进行财务分析 经过一段时间的计算机日常核算，在计算机内必然积累大量财务数据，如何利用 这些数据进行财务分析就成了计算机日常会计工作的一项重要内容。 利用商品化会计软件中的财务分析子系统可以完成部分财务分析工作。商品化财 务分析系统一般均提供常见的分析方法，例如比率分析法、结构百分比分析、对比分 析、趋势分析等，分析结果一般以图和表的形式同时输出。另一种分析方法是利用报 表系统进行财务分析。这是所讲的报表系统可以是商品化会计软件中的通用会计报表 模块，也可以是常见的办公软件中的电子表软件(例Excel)，他们的共同特点是能够 从有关帐簿中提取数据，通过报表系统自定义分析模型，从而产生分析结果。 (3)