“白条入账”，是一种通俗说法。从税收角度看，“白条入账”是企业在发生应税行为时，用手写收据、便条等非正式凭证作为依据，代替正规凭证登记入账的行为，税务风险较高。

6月中旬，国家税务总局曝光3起涉税中介违法违规案件。其中，广东惠州某涉税中介，通过“白条入账”等方式虚列成本费用，虚假申报纳税，达到少缴税费款的目的。企业出现“白条入账”行为，反映出其在凭证管理方面存在明显漏洞，需要引起高度重视。

什么是“白条入账”？

“白条入账”，是一种通俗说法。从税收角度看，“白条入账”是企业在发生应税行为时，用手写收据、便条等非正式凭证作为依据，代替正规凭证登记入账的行为。结合实践中常见情形，信永中和（北京）税务师事务所合伙人孔令文将“白条入账”行为分为两大类。

第一类是企业实际发生了与取得收入有关的、合理的支出，但受企业财税内控水平、财税人员能力或外部环境等因素影响，出现无票列支的情形。例如，企业向金融机构支付手续费、利息支出，部分企业财税人员误以为银行提供的各类纸质回单属于合规凭证，未向金融机构申请开具发票，仅以银行回单作为税前扣除凭证，人为造成“白条入账”。

第二类“白条入账”行为，是企业未实际发生支出，或实际发生的支出不属于与取得收入有关的、合理的支出，同时通过“白条入账”掩盖个人消费，或虚构业务以达到多列成本费用、少缴税款的目的。比如，有的企业管理层将家庭保险费、子女教育费等个人消费作为企业成本费用，在税前列支。但是，相关发票往往明确列示了支出内容且无法调整。有的企业明知此类支出不允许在企业所得税税前扣除，仍选择用内部审批单等自制凭证“虚构成本费用”入账，从而出现“白条入账”的情况。

没有发票就不能扣除？

国家税务总局常德市税务局所得税科干部吴贤介绍，“白条入账”的核心，是企业以不合规的税前扣除凭证入账，并进行税前扣除。实务中，常见的“白条”包括在纸上简单写明收支事由和金额的手写收据、便条，企业内部自制的采购清单、费用报销单等内部凭证。“事实上，发票并非唯一的合规税前扣除凭证。”吴贤说。

根据现行政策，部分特殊情况下，企业可用其他合规税前扣除凭证入账。比如，境内支出不属于增值税应税项目，可以外部凭证（对方为单位）或内部凭证（对方为个人）扣除（税务总局规定可以开具发票的除外）。境外支出可凭具有发票性质的相关凭证扣除。企业在补开、换开发票、其他外部凭证过程中，因对方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票、其他外部凭证的，可以通过符合规定的资料，证实支出的真实性，再进行税前扣除。

根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》，符合规定的资料通常包括：无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料（工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料）；相关业务活动的合同或者协议；采用非现金方式支付的付款凭证；货物运输的证明资料；货物入库、出库内部凭证；企业会计核算记录以及其他资料。“值得注意的是，前三项为必备资料。”吴贤说。

当交易对方为依法无需登记的单位或小额零星个人时，企业可凭代开发票或收款凭证、内部凭证进行扣除。收款凭证必须载明单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息。需要注意的是，企业不得故意将大额交易拆分成多笔小额交易，并以“零星支出”的收据代替发票入账，一旦被税务机关查处，税务风险较高。

如何避免“白条入账”？

企业以“白条”入账，不仅税前扣除受阻，而且可能被罚款、加收滞纳金，面临纳税缴费信用级别下降的风险。情形严重的，还可能涉嫌刑事犯罪。

基于此，孔令文建议企业财税人员，在日常税务处理中，应先判断相关支出的合规性，分析相关支出是否属于“实质用于生产经营”、是否“与企业取得收入有关”。如果相关支出不满足税前扣除的条件，无论企业是否取得合规税前扣除凭证，该支出都无法税前扣除。对于符合税前扣除条件的支出，企业则需要进一步审核相关凭证是否合规。

“不同类型的企业可从不同维度入手，强化凭证管理。”孔令文分析，对于中小微企业，尤其是民营企业，出现“白条入账”行为往往是因为管理层不重视税务合规要求，对相关政策存在理解偏差。对此，他建议企业管理层增强税务合规意识，严格区分家庭支出、个人消费与企业经营支出，避免边界不清，并通过制定企业内部制度或规范进行有效管控。

对于大中型企业来说，出现“白条入账”的情况，通常是因为企业内控制度不完善、不健全。因此，孔令文建议企业从优化内控制度入手，结合企业的业务实际，对照《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的要求，细化报销制度、票据管理制度等内部规章制度，提升日常取票、用票、审票的合规性。