１９９７年１２月１５日　闽国税征［１９９７］０３７号 各地、市、县（区）国家税务局，省辖市各税务分局，省局直属单位： 　　为了适应我省国税系统税收征管改革工作的需要，强化税收征管的基础工作，促 进税收征管工作走向科学化、制度化、规范化。现特有关规范纳税人档案资料管理的 要求通知如下； 　　一、纳税人档案资料的主要内容 　　纳税人档案资料是税务机关、纳税人在征纳过程中有关税务事项的各种书、证、 帐、表、册等文字记载资料的总称，它是整个税收征收管理活动的综合反映。具体包 括整个税收征收管理十个环节过程中应规范使用的２０５种表、证、书（省国税局闽 国税征［１９９６］００６号已明确）。为了简化对纳税人档案资料的管理，根据现 行税收征管工作的实际需要，纳税人档案资料可分为户管资料和分局（所）管资料两 大系列。 　　（一）户管资料主要包括： 　　税收管理过程中的各类登记表（如税务登记表、退税登记表、一般纳税人申请认 定表、年审表）、纳税申报表（含附列资料）、发票定制审批表和购、用、存报告表、 各类涉税审批表、处理决定书等。 　　如个体户类还必须具备：定期定额户生产经营情况报告表；定额调查测算表；定 额核定调整通知书；各类纳税核定书、通知书及其相关资料。 　　（二）所管资料主要包括： 　　各类纳税人基本情况表；管征户数底册；定期定额户生产经营情况调查表（典型 业户）；各类检查许可证存根联；及其他相关的所（分局）管理的资料。 　　二、纳税人档案资料的归集与立卷 　　（一）纳税人的档案资料归集 　　各征收单位必须根据征收管理职能分工，明确规定纳税人档案资料归集的责任人。 纳税人档案资料应按月归集，归集的具体时限由省局根据本办法另行做出规定。 　　根据目前全省税收征管电脑化的管理程度，可确定两种归集方式： 　　１、征管改革工作已经到位，且税收征管工作已经全面实现电脑化管理的基层征 收单位，其纳税人档案资料可直接由电脑储存，所有的书面资料可按受理时间分系列、 分类归集。 　　２、对农村地区及税收征管电脑化程度较低的基层征收单位仍采用原有一户一档 或分地段或分行业归档的归集方式。 　　（二）纳税人档案资料的立卷 　　１、纳税人档案资料除订本式存根资料外，原则上应分户或分项（工作项目）立 卷，个体纳税户资料也可按行业或地段立卷（实行电脑化管理的单位除外）。 　　２、所有所管资料由制作该资料的职能机构指定专人负责保存，年终进行分类， 装订成册立卷入档。 　　３、各类立卷资料应设有目录卡，记录资料的归集情况。 　　４、各类资料应按所属年度归集立卷。 　　５、具有连续性使用、跨年度的征管资料，如：税务登记表等应转入下年度继续 使用，待修订或使用期满后，在最后年度归档。 　　三、纳税人档案资料的管理 　　（一）管理机构 　　各基层征收单位一般以办税服务厅为单位设立纳税人档案资料管理室，配备专 （兼）职资料员，实行资料开架集中管理。 　　资料架上应存放本年度所属的纳税人档案资料。 　　对实行电脑化管理的纳税人档案资料应由办税服务厅统一打印出按时间顺序归集 的所有纳税人档案资料的清单供查阅。 　　（二）资料员职责 　　１、检查监督资料的归集情况，协助科、分局（所）长对纳税人档案资料管理进 行考评。 　　２、保管纳税人档案资料，编排资料序号，按顺序整齐排列。 　　３、办理资料询问，按时提供征管资料。 　　４、按时开放资料室，严格执行保密制度。 　　５、保持资料室和资料的洁净，保证资料的安全、完整。 　　（三）资料的调阅 　　凡需调阅纳税档案资料的必须做到： 　　１、持有“资料调阅单”。 　　２、资料员应凭调阅单提供资料，并予记载。 　　实行电脑化管理的单位，原则上不再查阅书面资料，应通过电脑直接调阅。 　　３、调阅人在调领资料时，应当面清点资料份数，发现短缺（含资料内容与目录 卡记录不符），调阅人应填报资料短缺情况，资料员应在填报单上签名，以明确责任。 　　４、调阅资料必须按期归还。 　　５、调阅人在查阅资料期间，应负责妥善保管，不得将资料借给无关人员，不得 遗失。 　　６、资料员在回收时，也应当面清点，发现短缺情况，调阅人应在填报单上签名。 　　７、对短缺的资料，应限期由责任人员负责追回，或以相同的资料来替代，替代 的资料应补办相关的签字手续。对造成资料短缺的责任人，应视情节轻重予以必要教 育处分。 　　四、督促检查 　　县（区）局必须制定本单位纳税人档案资料管理办法和调阅制度；并把这项工作 列入岗位责任制进行考核，定期或不定期组织有关人员督促检查，一个年度检查的次 数不少于一次，年度终了将资料装订成册前，县（区）局还应组织检查验收，按户记 录检查情况，并设专袋收集检查的记录资料。税政征管科在日常工作中可根据需要抽 查，各办税服务厅应自觉接受监督检查。 　　省局将随时调、查和了解各地纳税人档案资料规范化建设情况，并于每年的七、 八月份，组织人员对各地基层单位的纳税人档案资料建设情况进行抽查评比、表彰， 并不定期的进行通报。 　　各地、市国家税务局可根据本《规范》具体制定实施办法。 (3)