１９９６年１２月３日　外经贸办发［１９９６］第７５３号 各省、自治区、直辖市及计划单列市外经贸委（厅、局），各特派员办事处，本部直 属事业单位，各外贸中心，本部直属总公司，各商会、协会、学会，各驻外经济商务 机构，各驻外贸易中心： 　　现将《外经贸系统档案工作发展“九五”计划》和《关于加强外经贸系统档案工 作的意见》印发给你们，请结合本地区、本部门的实际情况贯彻执行。 附件：一、外经贸系统档案工作发展“九五”计划 　　　二、关于加强外经贸系统档案工作的意见 附件一：外经贸系统档案工作发展“九五”计划 序言 　　“九五”是我国推进改革开放和现代化建设的重要时期，也是外经贸事业发展的 重要时期。为使外经贸档案工作更好地适应外经贸事业发展的需要，特制定《外经贸 系统档案工作发展“九五”计划》。 　　外经贸系统的档案工作，在各级领导的重视、支持及全体档案工作者的辛勤努力 下，有了较快的发展。系统内档案机构基本建立，档案干部队伍木断壮大，人员结构、 素质有了很大改善，档案管理水平不断提高。外经贸档案在外经贸事业的发展和各项 工作中发挥了重要作用，并产生了一定的社会效益和经济效益。据不完全统计，外经 贸系统现有档案机构６２１个；档案人员２，１６６人；其中３５岁以下的５５４人， 占总人数的２５．５％；具有大专以上学历的６４０人，占总人数的２９．５％；现 有档案库房面积１８，２１０平方米；保存档案１，６１８，９００多卷（册、盒）； 系统内档案工作已达到国家、省（市）级标准的有９７个单位。 　　外经贸系统档案工作的发展，为“九五”期间外经贸档案工作的发展奠定了较好 的基础，创造了有利条件。但是，目前还存在着一些问题，主要是：外经贸系统档案 宏观管理和监督指导力度不够；档案工作发展不平衡；有些单位档案机构、人员、经 费得不到保障；档案信息资源还没有充分开发；档案管理方式还不能完全适应日益发 展的新形势的要求；档案专业人员的知识结构还不尽合理，人员素质有待进一步提高。 这些问题，将会影响外经贸系统档案工作的进一步发展。为使外经贸系统档案工作尽 快地适应外经贸事业发展的要求，更好地发挥档案的作用，为外经贸各项工作服务， “九五”期间，应逐步解决这些问题，使外经贸系统档案工作有一个新的更大的发展。 　　指导思想和奋斗目标 　　指导思想是：以马列主义、毛泽东思想和邓小平同志建设有中国特色社会主义理 论为指导，坚持党的基本路线，坚持改革开放。以外经贸事业长期持续、稳定、协调 发展为出发点，适应外贸体制和经济增长方式的转变，努力建设高效、快捷的现代化 档案服务系统，为我国外经贸事业的发展服务。 　　按照上述指导思想，“九五”期间，外经贸系统的档案工作的奋斗目标是：强化 档案行政管理职能；加强依法治档；加强基础管理工作；加强档案干部队伍建设；积 极开发档案信息资源；加速档案管理现代化进程，建设一个与我国外经贸事业发展相 适应的，门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务的外经贸系统档案工作管理网络。 主要任务 　　一、外经贸系统档案行政管理工作 　　（一）各单位依照《档案法》和国家有关规定，建立健全档案机构，集中统一管 理本单位的全部档案。 　　（二）建立健全外经贸系统档案工作管理网络。 　　（三）各级档案主管部门，要强化档案行政管理职能，加大监督、指导力度，促 进档案工作管理水平全面提高。 　　（四）开展外经贸系统档案工作目标管理活动。 　　（五）开展档案调研工作。 　　二、档案工作规章制度建设 　　（一）制定外经贸系统档案工作暂行规定。 　　（二）制定外经贸系统档案工作目标管理办法。 　　三、档案基础管理工作 　　（一）加强档案基础业务建设，进一步做好档案的收集、整理、保管、统计、利 用、鉴定等工作，保证档案的齐全完整。 　　（二）加强档案基础设施建设，进一步改善档案保管条件，配备必要的档案装具 和设备，保证档案的安全。 　　（三）加强档案编研工作，积极开发档案信息资源，主动为外经贸各项工作服务。 　　四、档案管理现代化工作 　　（一）档案管理实现计算机管理，采用计算机进行辅助立卷及编目、统计、借阅、 检索。有条件的单位应采用光盘设备实现全文管理。声像档案较多的单位可根据需要 和可能，应用多媒体技术。 　　（二）档案库房基本达到温湿度控制要求，有相应的防灾保安设施。采取必要的 措施和手段防治有害生物。感光和磁性载体档案使用专用装具。 　　五、档案业务培训与交流工作 　　（一）组织外经贸系统档案人员岗位培训，全面提高档案干部整体素质。 　　（二）开展各种形式的档案宣传工作，增强档案意识。 完成计划的主要措施 　　为实现和完成本计划所确定的目标和任务，要采取如下措施： 　　一、外经贸系统各级档案行政管理部门要解放思想，更新观念，强化档案行政管 理职能。要在“统一领导，分级管理”的原则指导下，做好统筹规划、制定措施、组 织协调、监督指导等工作，促进外经贸系统档案工作的全面发展。 　　二、全面深入地贯彻实施《档案法》及《档案法实施办法》，完善各项规章制度， 坚持依法治档。 　　三、加强档案干部队伍建设。各级领导要关心档案人员，加强对档案人员的业务 培训，不断丰富档案人员的专业知识和相关学科知识。档案工作者要坚持正确的政治 方向，具有高度的责任感和事业心。 　　四、各级领导要充分重视和支持档案工作，把档案工作提到议事日程，并采取有 效措施保证档案工作得以顺利开展。 附件二：关于加强外经贸系统档案工作的意见 　　外经贸系统的档案工作在各级领导的重视关心和广大档案工作者的辛勤努力下， 有了长足的发展。档案结构日趋合理，管理工作日趋科学化、制度化，为外经贸各项 工作提供了良好的服务。但是，从总体上看，外经贸系统档案工作发展不平衡，还不 能完全适应外经贸工作日益发展的需要，尚存在一些问题有待解决。为进一步加强外 经贸系统档案工作，努力建设一个与外经贸事业发展相适应的高效、快捷的现代化档 案服务系统，特提出以下几点改进意见： 　　一、外经贸系统的各级领导要充分认识档案工作的重要性，切实加强对档案工作 的领导，为档案工作的开展创造良好的环境。 　　外经贸档案，是我国对外经贸工作活动的真实记录，具有重要的凭证、参考作用 和法律效用。档案工作是一项基础管理工作，它的好坏直接体现了一个单位的管理水 平。因此，各级领导一定要破除档案工作可有可无和仅仅是整理保存资料的旧观念， 要增强档案意识，切实加强对档案工作的领导。主要体现在以下几方面： 　　（一）各级领导要带头学习、宣传、贯彻执行《档案法》，把档案工作提到议事 日程，摆到应有的位置，并列入本单位的发展计划。要在抓业务工作的同时，抓好档 案工作。要在档案工作方针、政策、计划、规章等重大问题上予以关心、指导、监督、 检查。 　　（二）进一步理顺本单位的档案管理体制，实现本单位各种门类和各种载体档案 的集中统一管理。 　　（三）帮助档案部门解决机构、人员、经费、待遇、库房建设、设备设施等自身 难以解决的实际问题，要增加对档案工作的投入，保证档案工作得以顺利开展。 　　（四）关心档案工作人员的成长、进步，帮助他们解决工作、学习、生活上遇到 的各种实际困难，免除他们的后顾之忧。 　　二、建立健全档案机构，强化档案行政管理职能。 　　（一）各单位要建立健全与本单位档案工作相适应的档案机构，配备一定数量的 专职档案干部，集中统一管理本单位各种门类和各种载体的档案。 　　（二）外经贸系统立卷归档工作，实行文书部门或承办人立卷制度。 　　（三）各级档案主管部门，要强化档案行政管理职能，加强对本单位及国内外所 属机构档案工作的监督和指导。 　　（四）各级档案主管部门，要加强与上级专业主管部门及当地档案行政管理部门 的联系，及时报送本单位档案工作规划、计划、总结及工作开展情况。 　　三、加强档案基础管理工作。 　　档案工作基础管理建设是衡量一个机关档案工作水平的重要标志，是开发档案信 息资源，提供利用及档案管理现代化的必要条件。因此，各档案部门要加强档案基础 管理工作。 　　（一）加强档案基础业务建设。各档案部门要扎扎实实做好收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定等工作，做到收集齐全，整理规范，管理科学，利用方便。 　　（二）加强档案基础设施建设。各档案部门要进一步改善档案保管条件，根据本 单位保存档案、资料的数量，设置必要的档案专用库房、装具及设备，确保档案的安 全。档案库房应做到：防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫。 　　四、建立健全档案工作规章制度。 　　各单位要结合实际，建立健全档案工作规章制度。主要是： 　　立卷归档制度，包括归档范围、保管期限、归档时间和要求； 　　档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施及档案的鉴定、统计； 　　档案保密制度，包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求； 　　档案利用制度，包括利用范围、批准手续、复制办法等； 　　档案工作人员岗位责任制。 　　尚未建立档案工作规章制度的单位要尽快建立，已建立的单位要对现行的规章制 度进一步健全完善，并认真实施。 　　五、开发档案信息资源，积极提供利用。 　　开发档案信息资源，积极提供利用，为外经贸各项工作服务是外经贸档案工作的 根本目的，也是档案工作自身价值的充分体现。因此，各档案部门，要牢固树立服务 观念和效益观念，不断改进工作方法，积极、主动地开发档案信息资源，变被动服务 为主动服务，切实发挥参谋和助手作用。 　　（一）各档案部门要熟悉室藏情况，主动、及时了解本单位领导和各项工作的需 要，围绕本单位各项工作活动，开展档案利用工作。 　　（二）各档案部门应进一步完善档案检索工具体系，编制各种实用的检索工具。 并根据需要和可能，编辑档案文件汇集和各种参考资料，如：组织机构沿革、大事记、 外经贸工作各项政策汇编、各种基础数字汇编等。 　　（三）各档案部门要开展档案利用跟踪服务，做好利用实例和利用效果反馈的收 集和汇编工作。不断总结利用工作的成功经验，大力宣传档案的作用。 　　六、加快档案管理现代化进程，适应外经贸事业发展和办公自动化的需要。 　　外经贸事业的发展及办公自动化，要求外经贸档案工作必须是高效、快捷的现代 化服务系统。因此，各单位要将档案管理现代化纳入办公自动化系统，抓紧时机，加 快档案管理现代化的步伐，提高档案管理水平。 　　（一）各档案部门要加强规范化、标准化建设。在文件材料整理、立卷、归档、 保管、统计、利用等环节上，逐步做到规范化、标准化，使档案管理现代化建立在可 靠的基础之上。 　　（二）各档案部门，档案管理要实现计算机管理，采用计算机进行辅助立卷、编 目、统计、借阅、检索。室存案卷及文件要进行著录并录入计算机。有条件的单位应 采用光盘设备实现全文管理。声像档案较多的单位可根据需要和可能，应用多媒体技 术。 (5)