１９９５年５月３１日　外经贸办发［１９９５］第３６０号 驻外使（领）馆经商参处（经商室），驻马来西亚古晋总领馆经商室： 　　现将《对外贸易经济合作部关于驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室） 档案工作的规定》印发给你们，请遵照执行。各单位制定的具体实施办法，请于１９ ９５年８月３１日前报部办公厅。 附件：对外贸易经济合作部关于驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）档案 工作的规定 　　第一章总则 　　第一条　为了加强驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）的档案工作， 根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，结合经商参处（经商定）的实际 情况及特点，特制定本规定。 　　第二条　经商参处（经商室）的档案，是指该机构在开展对外经贸工作及相关活 动中形成的、具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史 记录。 　　经商参处（经商室）要按照统一领导、集中管理的原则，管理好本单位的档案， 确保档案的完整、准确、安全和有效利用。 　　第二章 档案管理 　　第三条　经商参处（以商室）应有一名领导同志分管档案工作，按照档案工作的 规定，对本单位的档案工作进行管理、协调、督促和检查。 　　经商参处（经商室）应配备兼职档案人员，其职责是协助本单位领导贯彻执行档 案工作的规定，承担档案的具体管理工作。 　　外经贸部办公厅对经商参处（经商室）的档案工作实行监督和指导。 　　第四条　经商参处（经商室）的档案要集中保管。各单位应将档案存放在安全和 利于保护的地方，并制定应变措施。 　　非本单位人员借阅档案须经领导同意，并办理借阅手续。 　　人员调动时，要清理档案材料，办理移交手续。 　　“第五条　对在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用等方面作出显著成绩 者，经商参处（经商室）应给予表扬或奖励；对因违反档案工作的规定而造成损失者， 应酌情给予批评或处分。 　　第三章 归档范围和保管期限 　　第六条　经商参处（经商室）在工作和活动中形成的。对日后工作有查考利用和 保存价值的文件材料，都属于归档范围，主要是： 　　１．我国同驻在国之间的经济贸易协定、协议、议定书、会谈纪要、换文、合同、 照会、最终结算确认书、交接证书、项目图纸等； 　　２．向国内的重要请示、报告、函电、以及电话记录等； 　　３．各项工作计划、总结报告、专题报告、简报、会议记录、决议等； 　　４．各项工作制度、办法、条例等； 　　５．各种统计报表、财会年度预决算报表等； 　　６．各项重要对外活动的照片、图片、录音带、录像带，以及领导人讲话，题词 手迹等； 　　７．房地产协议、契约、产权证书、施工方案和图纸等； 　　８．有关机构变化、干部任免或调动的文体，以及雇用外籍职员会同等； 　　９．驻在国调研材料； 　　１０．其他有查考、利用价值的文件材料。 　　第七条　保管期限分为长期、定期两种。 　　第八条　密码电报档案和会计档案的归档范围和保管期限，分别投机要工作和会 计工作有关规定办理。 　　第四章立卷归档 　　第九条　应归档的文件材料正本应及时报送国内，由主管部门立卷归档；如因工 作需要，可留存副本或复制件。 　　第十条　对需要留存的文件材料，应随时整理立卷，年终进行归档。承办人或兼 职档案人员承担立卷工作，要根据工作需要及国外的特点，本着利于工作、保密、应 变的原则合理立卷。 　　对长期保存的案卷，应装订并拟写案卷标题和填写卷内目录。 　　对定期保存的案卷，可不装订。 　　对涉及国家秘密的案卷，要标明密别。 　　第五章 档案的鉴定与销毁 　　第十一条　经商参处（经商室）应本着“留存数量不宜过多，保管期限不宜过 长”的原则，定期鉴定销毁档案。对确无保存、利用价值的档案，应登记造册，经领 导批准，由２人签字监销。 　　对本单位无使用价值的，但对国内编写史料、研究问题等尚有使用价值的档案， 应同国内有关部门联系后送回。 　　第六章附则 　　第十二条　经商参处（经商室）可根据本规定，制定本单位档案工作具体实施办 法。 　　本规定自１９９５年７月１日起实行，１９５８年４月２３日制定的《驻国外大 使馆商务参赞处档案管理暂行办法》即行废止。 (5)